很多人在對客戶、上司或外賓做簡報的時候，十分緊張或語無倫次、照著影片內容逐字宣讀，還是簡報內圖表過多、文字艱深冗長，讓聽眾幾乎打瞌睡。簡報不只是傳達訊息的技巧，也是說服的藝術，讓聽眾接受演說者的觀點。與一般演講不同的是，簡報的時間通常很短，因此，如何一開場就抓住聽眾注意力，並在短短一、二十分鐘內清楚了解簡報內容所傳達的訊息，是相當重要的課題。

感動人的簡報，聽完就想下單

為何賈伯斯、比爾蓋茲等名人能在短短的十幾分鐘內，說服群眾並化為無窮商機？吸引人的簡報演說，讓人聽完直呼精采之餘，也會自然順著簡報了解進而接收講者傳遞的訊息。隨著他們的簡報而來的，往往就是蘋果與微軟新產品的龐大商機。

其實簡報的目的就是「為對方說明自己所擁有的事物，並促使對方想採取行動或決定」，希望聽眾在聽完簡報後，不是只留下儀式性的掌聲或一句「謝謝你今天的說明，很精采！」這類不具任何意義的結論。

一份架構完整的簡報，透露的是簡報者與資料準備者的專業度與邏輯思考能力，如果夠細心或具同理心，內容更會兼顧在場聽眾的年資深淺、位階高低、職能差異性。相對的，如果簡報從開頭就一團亂，讓人不容易抓到主軸與方向，顯示的就是做簡報者思緒混亂不清；或是內容都是聽眾看不懂的專業術語，顯示資料準備前未能先清楚了解聽眾背景，能夠達成簡報的目的就相對困難。

五大技巧，十分鐘說服聽眾

能夠成功完成任務的簡報必須具備五大重要技巧：

1. 開場立刻吸睛

「引人注意」和「產生興趣」的開場白是開啟成功簡報的金鑰匙，如果開場缺乏設計，很可能一開口現場氣氛立刻凝結，整場簡報就扣分了百分之五十！通常開場白建議以暖場方式帶出今天主題，可先以「問候互動方式」，先了解聽眾今天對主題的期望，也方便自己適時對內容稍做調整。

2. 穿插故事解悶

許多人都認為專業演說者，一定都是分享專業知識，如果聽眾本來就對這個專業領域有涉獵、有興趣，這樣的分享方式是沒問題，但如果聽眾對這個議題雖有興趣但了解不多，或因為工作需要例如採購、評審，或只是抱著來聽聽看，例如受業務員邀約前來，演說者不斷講知識性內容，就難免落入枯燥沉悶，讓人昏昏欲睡或聽不懂。因此，在簡報中適時穿插一些小故事，或從案例分享中帶出這次主題，就比較容易吸引聽眾產生興趣與好奇心，願意繼續聽下去。

3. 重點精簡扼要

很多人常直接把報告或文件貼上當做簡報內容，整篇條列式的投影片就是最常看到的敗筆，一整張密密麻麻的文字讓聽眾暈頭轉向，如果加上演說者講話速度過快，那整場聽下來簡直是噩夢！過於冗長的文字敘述很難讓人真正專心聽講，更無法掌握簡報精華。其實簡報上應該呈現的是重點摘要，其他的內容由演說者來報告即可。

4. 圖表更勝文字

簡報中圖表的運用相當重要，常常一張圖表就能勝過千言萬語，比文字更能迅速傳達訊息，因此只要圖表用的恰當就能讓內容大大加分！但使用圖表前得先釐清要表達的是什麼，以簡單易懂合乎邏輯為重點，圖表在使用上也不要超過三個顏色，過於花俏反而會降低說服力。

5. 輔具運用加分

有時準備很久，但做簡報時聽眾的表情仍舊令人挫折，其實有一些簡報輔具若運用得當，就能吸引聽眾聚焦，例如PowToon、Prezi等動態軟體，換頁跟畫面非常生動，讓人很容易專注於簡報，或將智慧型手機巧妙結合雷射簡報器等輔具，不只讓眼睛人為之一亮，也讓整場簡報更精采。

口語表達力，成功簡報關鍵

除了簡報內容的準備與輔具運用之外，事前充分的演練很重要，不只要熟悉簡報文字與圖表的內容、各段落的轉折、要穿插的小故事以及與議題的銜接點、還要重複口頭練習直到口條流暢，因為口齒清晰、簡潔有力的表達能力，加上聲音的抑揚頓挫，才能吸引聽眾的注意力。

簡報並不是單向的演講，而是雙向的溝通，簡報過程中，適當的肢體動作也有加分效果，當自己充滿自信時，就能用眼神、手勢等肢體語言和聽眾溝通，產生互動，簡報時可以在台上多走動，用非語言的方式活絡氣氛，並適時拋出問題反問聽眾，加強聽眾的印象，因此，事前的演練也很重要。

一次成功的簡報，事先了解「聽眾是誰」也很重要，不論簡報的對象是公司內部同仁、主管、準客戶、客戶、評審或合作廠商，如果可以先了解意見領袖或決策者，甚至先與關鍵人物溝通，那麼創造一場高效率的專業完美簡報秀，就非你莫屬了！