在競爭日益激烈的經營環境中，找尋新顧客實屬不易，又由於人際關係漸趨淡薄，加上詐騙集團橫行，導致消費者對電話、廣告回函與人員銷售的不信任，因此透過舉辦商品說明會的方式，就成為金融服務業行銷工具中的一個新選項。

舉辦說明會的三個階段

一場成功的商品說明會，可以增加潛在顧客對商品的知識，進而提高購買的意願或建立與潛在顧客的關係；對既有顧客更可藉由此種溝通管道，加強資訊的交流，進行多種產品或服務的交叉銷售，並強化彼此關係。說明會舉辦前，一定要有充分的準備，否則倉促舉行，不但無法達成預定效果，還可能讓參與者留下專業不足的印象，這對於強調專業、謹慎與重視細節形象的金融服務業而言，傷害頗大，更會成為未來銷售的阻力。

一場成功的商品說明會，可從附圖所示的事前、事中與事後來進行，建立一個三階段模式。也就是，舉辦說明會必須經過事先縝密的規劃與宣傳，進而到說明會中的良好呈現，事後對效果的評估與追蹤，每個階段都有舉辦者該扮演的角色與應注意的事項，任一階段出狀況，說明會的效果就大打折扣。以下就針對各個階段應注的事項，擇要說明。

事前籌劃－先訂立目標與主題

「凡事豫則立，不豫則廢。」一場說明會的源頭在於事前規劃，良好的規劃過程可以成為後續流程執行時的指引，並減低失敗的機率。而在規劃過程，最基本的就是釐清目的與主題，包括：

1.說明會的目的：思考舉辦說明會的目的，希望讓參與者得到什麼訊息 (例如商品新知、商品購買管道等)？

2.預期的成效：公司或單位希望透過這一次的說明會，達到什麼樣的成效 (例如形象、關係建立)？但一般而言，不應期待透過一次說明會，即可達到銷售目的。

3.選擇主題：主題是吸引聽眾最主要的因素之一，主題的選擇，應緊扣時事潮流與消費者需求(例如先前勞退新制實施對受薪階級理財規劃的影響，對雇主可能帶來的衝擊及因應之道)，才能引起消費者的注意與興趣。

在確立好說明會的目的與主題後，就應開始考量下列有關「人」、「事」、「時」與「地」的因素：

邀請講者與聽眾的學問

在「人」的因素方面，須考慮講者與聽眾應邀什麼人。講者是說明會的靈魂人物與成敗關鍵，主題確定後，可開始著手尋找適當的講者，並可考慮講師群。講者的選擇，可以是來自公司外具學術與實務的專家學者，或組織內學有專精、經驗豐富的同仁，另外還需考量是否具有與目標聽眾溝通的能力，以免出現講者滿腹經綸但聽者不知所云的窘境。至於目標聽眾的邀請，則可透過公司內、外部的名單，過濾出潛在聽眾(顧客)，另可透過現有顧客的推薦，共同參與，提高參與率。在邀請顧客時，應請他們回覆是否答應出席，以便進行人數估算，並瞭解參與者的背景資訊，以提供講者進行內容的安排。此外，支援人員也應事先排定，以確定說明會當日人力調度的狀況，並於事前加以訓練，補充與說明會主題相關的知識，避免面對參與者詢問時，發生一問三不知的窘境。

前置作業指派負責同仁確實掌控進度

在「事」的因素方面，主要在於說明會當天流程的設計，並對說明會的前置作業細項，指派負責同仁或工作小組，訂定完成時間，以便主管掌控籌劃進度。一般可以藉由甘特圖（甘特圖Gantt Chart是由亨利·甘特於1910年開發出來的，作為規劃、控制及評估專案等各項工作進度的時序圖）來進行圖示溝通；此外，整體經費需求、採購需求、會場的庶務支援與引導、資料袋的準備，以及講者所需求的視聽輔助設備，也要進行事前評估。

時間選定勿與民俗節慶或假期衝突

至於時間的選定，以對參與者較為方便的時間為主，切記不要與一般重要的民俗節慶或假期相衝突。一般家庭主婦在下午時段較為恰當，對上班族而言，下班時間可能較具有吸引力；而週六午後，就較適合夫妻一同前往。若主辦單位能為參與者提供簡單的餐點，或針對有幼兒的家庭提供托兒服務，應可增加吸引力，畢竟對參與者而言，他們撥出一段時間參加說明會，若有更多的措施方便，他們參與，則會有更好的價值感受。

地點的選擇需考慮交通的便利性

「地點」的因素方面，利用公司現有的場地，在成本與熟悉程度方面有其優勢，但有時也可在公司以外的處所進行，以營造不同的氣氛。舉行活動地點還應注意場地容納人數，太小容易因擁擠而有壓迫感，若太大則要考慮會場控制的問題，且如果無法坐滿，會有冷清的感覺。交通的便利性也是另一個考量重點，應儘可能選擇停車方便，或大眾運輸交通工具可以方便抵達的地點。

規劃完成後，就應著手研究如何進行宣傳工作，宣傳的目的在於提供目標聽眾說明會相關訊息，以便達成規劃的目的。宣傳的媒介則可透過業務員口耳相傳、DM傳單、網頁、部落格、電子郵件、即時通等。在使用電子媒介時，還應注意關鍵字的選擇與建立吸引人的標題，以便更加引起注意力。

事中控制－著重人員、設備與會場管理

根據事前規劃的內容，事中控制階段的主要目標，在於良好的執行力，重點包括人員、設備與會場的管理。說明會進行前幾天，可再次與講師及參與者確認，除可展現出規劃者對參與者的重視外，並有提醒的功效。活動當日，工作人員應事先到達會場做最後的確認，尤其是電腦、音響、投影機等工具，都應事前測試，避免故障時措手不及；講師若使用PowerPoint，可先邀請講者將檔案送達，置入會場電腦內，以避免臨時軟硬體衝突的情形發生。

會議開始前，應有接待人員引導參與者進入會場，以免簽到處擁擠，對遲到者要協助告知當前狀況，並帶領進入會場；而在會議進行中，也要有人在會場觀察，做突發狀況的處理，若有場面冷清的狀況發生時，可適時協助炒作熱烈氣氛。

事後追蹤－滿意度調查可作為改善依據

所謂「行百里路半九十」（編按：比喻事情越接近成功越困難，勉勵人應再接再厲，以期善始善終），當說明會一結束，又是另一階段的開始。可在說明會結束前，請參與者對講者、主題、說明會內容與場地等關鍵事項，進行滿意度的問卷調查，並請他們建議感興趣的主題、講者，以利後續活動安排的參考。另外，還可將所收集的參與者名單基本資料建檔，並寄發感謝問候卡，強化印象；並將參與者名冊提供給相關業務單位進一步接觸。會中參與者若有詢問事項，則應即時回覆，若有無法及時回答者，則應說明於時限內給予答覆，以表示對顧客的重視。此外，應製作結案報告，以利經驗累積，形成可複製的知識，提供未來企劃說明會的參考。

成功的說明會能開發新顧客維繫既有關係

成功的說明會可以做為接觸潛在顧客的第一步，不但能將公司或單位對產品的專業知識，展現在顧客眼前，塑造專業的形象，也可強化與維繫現有顧客的關係，創造未來交叉銷售的機會，是傳統促銷工具以外的一個選項，值得金融業界妥善運用。